+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Повестка к совещанию

Повестка к совещанию

Совещания — один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность внутрикорпоративной коммуникации, ускорить процессы обмена информацией и принятия решений. В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений. При этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Модуль позволяет грамотно спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Подготовка к совещанию

Архив номеров Эффективность корпоративных совещаний Тема данной статьи была подсказана методикой "Упорядочение" В. Растимешина и Т. Куприяновой см.: ММК, , 5, с. Совещание - это один из основных видов деятельности менеджеров.

Потребность в проведении совещаний очевидна - необходимость оценки непрерывно изменяющихся ситуации и состояния дел, выработки решений и координации деятельности персонала организации.

Так же, как и любой другой вид деятельности, подготовка и проведение совещаний требует "упорядочения", определенной регламентации с позиций здравого смысла, т. В нашем обществе сложилось устойчивое представление, что совещание - это скучное и зачастую бесполезное мероприятие.

Россия - страна крайностей, часто встречаются организации, просто "помешанные на совещаниях", а на другом полюсе - полное отсутствие какой-либо системы в подготовке и проведении совещаний.

Однако и в том, и в другом случае их участники часто отмечают неэффективность этих мероприятий, например, существует такое мнение: В результате подобные совещания представляются менеджерам дополнительной "нагрузкой", а не местом для плодотворной работы.

Пожалуй, ни на один другой вид деятельности менеджеры не тратят столько времени, как на совещания. На определенном этапе развития организации формируется корпоративная культура, и тогда руководство начинает относиться к совещанию как к необходимому элементу управления организацией.

Следует отметить, что необходимость повышения эффективности совещаний осознают все руководители, однако изменить сложившийся стиль их проведения в организации очень трудно.

Совещание - процесс сложный и при его проведении следует учитывать множество факторов, в том числе психологических. Обычно на совещании решаются важные служебные вопросы, принимаются ответственные для организации решения, часто требующие материальных и финансовых затрат, а нередко и налаживания правовых отношений вне компании.

Как правило, совещания организуются по инициативе руководителей. Однако рабочее совещание может быть проведено менеджером любого уровня, работа которого связана с деятельностью других людей и зависит от обмена информацией. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются друг от друга, все же совещания имеют некоторые сходные черты, существует ряд общих правил проведения любых совещаний, вне зависимости от целей и причин, по которым они созываются.

Совместная работа и деловое общение в организации строятся на основе трудового законодательства, внутрикорпоративных норм и правил, но очень важно придерживаться определенных нравственных принципов.

В основе делового контакта должны быть интересы дела, а не личные интересы и амбиции. Несмотря на кажущуюся банальность, именно этот принцип нарушается чаще всего, когда личные интересы входят в противоречие с интересами дела.

Порядочность, т. Доброжелательность, т. Уважительность, т. Типы корпоративных совещаний Как и любой вид деятельности, совещание должно быть управляемым.

По целям, уровню полномочий и ответственности, правилам проведения в организации можно выделить следующие типы совещаний: Деловые совещания. Цель - принятие решений. Такие совещания имеют повестку дня, участники оценивают состояние дел, делятся информацией, обсуждают вопросы повестки, принимают по ним решения, распределяют обязанности и согласовывают свои действия.

Производственные оперативные, диспетчерские совещания. Цель - получение информации о текущей ситуации, выяснение проблем, заслушивание отчетов о проделанной работе.

Проблемные совещания. Цель - обсуждение возникших проблем, поиск оптимальных решений, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. Инструктивные совещания. Цель - проинструктировать персонал о предстоящей работе, распределить полномочия и ответственность.

Планы уже составлены, решения приняты вышестоящими инстанциями, и на совещании нужно только сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою роль, ответить на вопросы, которые могут возникнуть. Решения обсуждению не подлежат, но основания и последствия этих решений должны быть разъяснены персоналу.

Информационные совещания. Цель - передача информации на нижние уровни организации. Например, на предварительном совещании, посвященном проведению аудита системы менеджмента качества, организации доводится информация о целях и масштабе, методах и процедурах аудита, формах общения между аудиторами и персоналом организации.

Консультационные совещания. Цель - выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон. Руководство организации может проводить такие совещания с потребителями своей продукции или услуг, поставщиками, работниками организации, представителями профсоюза и общественных организаций и другими заинтересованными сторонами.

Главная задача - "разговорить" людей и получить от них нужную информацию. Совещания рабочих групп, комитетов, комиссий.

Цель - детальное планирование. Рабочие группы объединяют представителей разных подразделений и служб, разных уровней управления организации.

Как правило, это совещания равноправных участников, на которых важно фиксировать высказанные идеи, мнения, предложения. Итоговые совещания. Цель - оценка итогов или прогресса, достигнутого организацией, подразделением или отдельными работниками в продвижении к поставленным целям.

Кроме того, совещания могут быть формальными и неформальными. Формальное совещаниехарактеризуется наличием правил и процедур, предсказуемостью, наличием председателя и секретаря, повестки дня, как правило, проводится предварительная рассылка участникам документов совещания, оформляется письменное решение или протокол совещания.

Формальные совещания только на первый взгляд кажутся скучными, на самом деле они дают больше гарантий демократии - правила четко определены, понятны и приняты всеми участниками, каждый участник может высказать свое мнение по любому вопросу повестки дня, решения фиксируются и контролируется их выполнение.

При формальном подходе к организации совещаний в соответствии с методологией TQM применяется принцип Деминга - PDCA планируй - действуй - проверяй - воздействуй. Неформальное совещаниепроводится, не придерживаясь каких-либо правил, без повестки, председателя и секретаря.

При проведении таких совещаний возрастает влияние эмоционального фактора: Наиболее часто неформальные совещания проводят менеджеры низшего звена управления мастера, бригадиры , когда обходятся без излишних формальностей.

Также неформальный стиль применяется при проведении проблемных совещаний, например, в случае применения метода "мозгового штурма". Стиль совещания Выделяют состязательный и согласительный стили совещаний.

Состязательный стильпредполагает открытую дискуссию по всем спорным вопросам. Здесь требуются навыки, применяемые в политической борьбе, - предварительные переговоры, выявление мнений, позиций, поиск потенциальных союзников в борьбе за ресурсы организации, умение предвидеть возможные аргументы оппонентов и подготовить контраргументы.

Осторожным, недостаточно компетентным и неуверенным в себе менеджерам трудно проявить себя в таких совещаниях. Согласительный стильпредполагает подчинение личных интересов участников интересам организации, доминирующую роль руководителя совещания, уяснение проблемы участниками совещания, обмен мнениями, нацеленность на поиск оптимального решения.

Роли участников совещания Всем менеджерам приходится посещать совещания и выполнять различные ролевые функции: Ключ к достижению целей совещания находится в действиях "исполнителя главной роли" - руководителя или председателя совещания, причем основная часть успеха совещания закладывается до его начала, на этапе подготовки.

Тот, кто управляет, должен ставить четкие цели, а также создавать необходимые условия и побудительные мотивы для творческой и высокоэффективной работы на совещании. Главная функция председателя - быть лидером и направлять усилия группы на достижение поставленных целей, создание атмосферы активности на совещании.

Председатель должен готовиться к каждому совещанию: Хороший управленец должен стремиться распознавать скрытые качества участников совещания и использовать их с максимальной пользой для обеих сторон - менеджера и организации.

Полезно составить план действий, ответив на вопросы: Систематизировав весь материал, необходимый для совещания, председатель определяет стиль своего поведения на совещании: Примером такого совещания может быть ознакомление с приказом, новым направлением в работе; 2 автократический- когда руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы; 3 псевдодискуссионный- сначала руководитель или кто-либо по его поручению делает сообщение, потом проводятся прения, в которых участвуют несколько сотрудников по выбору председателя; 4 дискуссионный- характеризуется свободным обменом мнениями и выработкой общего решения; 5 свободный- когда председатель четко не формулирует повестку дня, решения могут не приниматься.

Председатель должен начать совещание в установленное время, сделать сообщение о выполнении решений предыдущего совещания, зачитать повестку и регламент, сформулировать цели данного совещания. В процессе работы - организовать обсуждение вопросов повестки, следить за регламентом, быть арбитром в спорах, искать область согласия, обеспечить принятие решения и, при необходимости, проводить голосование.

В заключение оценить ход совещания, подвести итоги дискуссии. Очень важна роль секретаря, который с председателем выступает в роли хозяев, - они вместе встречают и приветствуют участников, представляют новых членов.

Председатель ведет совещание, а секретарь - записи. Весьма существенны функции секретаря при подготовке совещания: Важны навыки быстрого письма, оформления протокола.

При записи выступлений участников требуется умение выделять главную мысль. Важно зафиксировать факты, цифры, предложения, решения. По итогам совещания секретарь оформляет и подписывает у председателя протокол.

В протоколе должно быть зафиксировано: Роли участников совещания весьма многообразны, например, коммуникативные: Требования к участнику совещания просты: Особенно важно - уметь внимательно слушать. Под этой фразой подразумевается умение: Если организация не обладает культурой проведения совещаний, то они становятся скучными, длительными и утомительными.

Подготовка и проведение совещания Если председатель хорошо подготовится к совещанию, то оно пройдет ровно и гладко, а главное, продуктивно. Для этого председатель совещания должен выполнить следующие действия: Тогда каждый участник совещания поймет, в чем заключается его задача; 2 проконтролировать наличие у каждого участника совещания всех материалов, имеющих отношение к обсуждаемым вопросам; 3 составить повестку дня, т.

Повестка дня вносит порядок и логику, задает определенный темп, а председатель получает средство контроля, если участники перейдут к обсуждению других тем; 4 определить состав участников таким образом, чтобы каждый внес свой вклад в дискуссию. Рекомендуемое число участников - от 4 до 12 человек; 5 установить регламент проведения совещания: Если совещание имеет проблемный характер, то каждому участнику целесообразно подготовить схему Исикавы его личное представление о причинах обсуждаемой проблемы, когда проблема рассматривается со всех возможных позиций [3] или материалы статистического исследования, например, с помощью "семи простых методов" анализа, а также графических материалов; 6 начинать совещание вовремя.

Не следует сотрудников, в общем-то занятых людей, но пришедших к назначенному времени, заставлять ждать, т. Думать о том, чтобы не опоздать, должны и приглашенные, и председатель, но последний не обязан ждать, пока все участники соберутся; 7 если совещание затянулось, организовать перерыв, чтобы участники могли выпить чашку чая или кофе, или просто немного размяться; 8 подвести итоги совещания.

Необходимо согласовать принятые решения, определить сроки выполнения, ответственных и порядок взаимодействия менеджеров и подразделений, убедиться, что каждый участник понял свое новое задание. Заканчивайте совещание призывом к действию.

Как организовать совещание и вести протокол

Старайтесь определить цель, даже если это не более чем обычная еженедельная встреча команды, В таком случае, кто в нем участвует, будет осознавать, зачем проводится это мероприятие, Совещания, посвященные тематике типа: Все начинают размышлять. Наверное, будем обсуждать, как идет реализация продукции, Или наметим план реализации? Ил и будем его согласовывать?

Постановка цели. Перед совещанием руководителю полезно найти ответы на вопросы: Составление повестки.

Архив номеров Эффективность корпоративных совещаний Тема данной статьи была подсказана методикой "Упорядочение" В. Растимешина и Т. Куприяновой см.: ММК, , 5, с. Совещание - это один из основных видов деятельности менеджеров.

Шесть этапов правильного совещания

Если ваши собрания проходят в подобном режиме, задумайтесь, правильно ли они организованы. Хорошие совещания экономят рабочее время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Эти процессы снимают информационное неравенство, способствуют консолидации персонала при выработке управленческих решений и в настоящее время продолжают быть неотъемлемой составляющей корпоративной культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты, телефонов и различных телеконференций. Плохо подготовленные, неэффективные совещания кроме бессмысленных потерь времени и нервов участников еще и снижают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в целом. Предлагаемые ниже 50 рекомендаций составлены на основе авторской структуризации этапов совещаний и предназначены для руководителей компаний, их заместителей, секретарей и помощников, руководителей подразделений, проектов, рабочих групп, других сотрудников, которые по роду своих обязанностей регулярно проводят совещания или участвуют в них. Структура этапов совещаний 1. Проведите четкое структурирование этапов по следующей авторской схеме: Контроль решений: Уточните, какие из указанных видов совещаний или рассматриваемых на них вопросов в большей степени характерны для вашей организации, и учитывайте их в своей работе.

Управление совещаниями

Типичные ошибки совещаний: Недостатки подготовки совещания не планируются, составы участников неизвестны до начала совещания, повестка дня определяется на месте, отсутствует регламент, отсутствие или запоздалая рассылка материалов, неявки и опоздания, неподготовленность докладчиков, необорудованное помещение для совещаний ; Недостатки проведения превышение времени совещаний, необоснованные отклонения от повестки дня, потеря управления совещанием, отсутствиефиксации обсуждавшихся вопросов, не принятие решений и не выдача поручений, отсутствие протокола или егонаписание по памяти ; Недостатки контроля исполнения отсутствие контроля над исполнением поручений. Рекомендации руководителю по проведению совещаний. Три главные ошибки совещаний, которых нужно избегать:

Назначение этапа подготовки совещаний Этот этап достаточно очевиден.

Какие материалы следует собирать еще до начала мероприятия? Как фиксировать ход совещания и когда необходимо оформить сам протокол? Чем его полная форма отличается от краткой и какие нововведения появились для федеральных органов исполнительной власти? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях?

Политика конфиденциальности

По пункту 2. Согласно части 3 статьи Документы, указанные в части 3 статьи При этом в соответствии с пунктом 2 статьи 43 Градостроительного кодекса Российской Федерации проект межевания территории разрабатывается в целях определения местоположения границ образуемых и изменяемых земельных участков.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Совещание с руководителями предприятий малого и среднего бизнеса

Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования Полезно Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн. Назначьте заседание на Сирил Норткот Паркинсон Начните подготовку с определения целей совещания. Это может быть информация, определения проблемы, новые идеи, определения направления действий, определение ответственности или комбинация этих факторов.

Эффективность корпоративных совещаний

Совещания и встречи — основной поглотитель времени каждого руководителя. Основная причина — неэффективная организация встреч. Основные аспекты, которые регулирует этот стандарт: Кто и как инициирует совещания, как готовит их, в каком виде и за какой срок участникам присылается повестка; по какому принципу выбираются участники, как они могут отказываться от участия или заменять себя заместителями. Как и кем отслеживаются принятые на совещании решения, кто контролирует исполнение. Приглашайте только тех участников, которые могут помочь в достижении цели. Выберите подходящее место для совещания и обеспечьте необходимое оборудование.

Подготовка: рассылка уведомлений и материалов к совещанию, уточнение повестки дня и участников, проверка помещений и т.д.

Ответственность за подготовку совещания и контроль за исполнением принятых на совещании решений возлагается на заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города. В случае отсутствия главы Администрации города совещания проводятся исполняющим обязанности главы Администрации города. Отдел по организации деятельности главы Администрации города осуществляет подготовку проведения оперативных совещаний, планерных совещаний и аппаратных совещаний: Информация по вопросам повестки дня совещания и презентационные материалы при наличии докладчиками представляются в отдел по организации деятельности главы Администрации города в пятницу недели, предшествующей проведению совещания, до В случае, если в рамках планерного совещания или аппаратного совещания предполагается процедура награждения или поздравления , инициаторы данного процесса должны уведомить об этом начальника отдела по организации деятельности главы Администрации города за три рабочих дня и представить в пятницу недели, предшествующей проведению совещания, до

Эффективные совещания для эффективного управления компанией

Принятые решения доведены до исполнителей; Исполнители поняли и приняли, как выполнять решения. Эффективность — количественная сторона совещаний сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,… , ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа. Результативность — качественная сторона совещаний подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений и их исполнение , проявляется не сразу, а на интервале времени.

Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом — спорные. Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

.

.

.

.

Комментарии 13
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Фаина

    Помню, в 90-х годах доблестные работники налоговой выкручивали руки какому-то старичку, который стоял у рынка и продавал две разделочные доски, которые он сам выстрогал. Его обвиняли, что он не заплатил налоги. А старичок спрашивал у них печальным голосом: Да что же вы ребята все мальков-то ловите? Вон видите какие дворцы стоят? Вы спрашивали там про налоги? . Ни чего не меняется. У сильного всегда бессильный виноват.

  2. Софон

    Опять будут обогащать олигархов

  3. Лиана

    После 30 дней он сам без Рады сможет продлить срок.

  4. Сила

    А что делать,если ты явно видишь ,что адвокат и следователь поют одну песню и против тебя?

  5. Христина

    Начальник кредит беспроцентный даёт перечисляет на карту, естественно возвращаем ему обратно в оговоренных срок. На расходники скидывает нам на карту. Матери помощь оказываю. Алименты, тоже по договорённости перевожу сумму сколько смогу, мой же ребёнок и теперь с этих средств тоже будут взымать налог , с которых уже взымали при получении зарплат.другого варианта нет , как отказ от карт и только наличка из рук в руки! Чем больше реформ, тем больше ненависти.пока ещё не всех коснулось, а коснется ,власти придёт конец и прихлебателям тоже. Никакая нацгвардия не спасёт, народ у нас веками воюет ,будет идея будут и действия.

  6. Мартьян

    Вопрос где вы были в 21 00 ? Будет наводящим вопросом? Я считаю Да

  7. Лада

    Да ещё лучше при задержании смазать свою жопу вазилином

  8. Пимен

    Затвердження рішення правління або голови правління про

  9. counttelrei

    Имеет ли право применять силу и ограничивать свободу передвижения, опять же на улице?

  10. Домна

    Желаю поработать над звуком.

  11. Викентий

    Диалог спепого с глухим, не в обиду автору ролика, но Вы оба каждый на своей волне. Тем не менее считаю избыточное применение силы сотрудниками полиции не приемлемым.

  12. Влас

    Обострение могут сделать!

  13. Арсений

    Пятый год в стране война, какое ещё мнение может быть

© 2018 kristinjordanphotography.com